Onboarding, das bleibt: Ideen für nachhaltige Einarbeitung
Der erste Tag läuft perfekt. Arbeitsplatz vorbereitet. Team vorgestellt. Alle freundlich.
Und dann? Woche 2. Woche 3. Die Anfangseuphorie verflogen. Niemand fragt nach. Die Führungskraft ist im Meeting. Der Buddy hat keine Zeit.
Nachhaltige Einarbeitung beginnt am Tag 1 – aber sie entscheidet sich in den Wochen danach. 35% der neuen Mitarbeitenden denken bereits am ersten Tag über eine Kündigung nach. Nicht, weil der Start schlecht war. Sondern weil danach die Begleitung fehlt.
Die Zeit zwischen „Ja“ und „Willkommen“
Montag, 10. März: Vertragsunterschrift. Freude. Erleichterung. Vorfreude.
Dann folgt Stille.
Mitte März: Noch zwei Wochen bis zum Start. Keine Nachricht.
Noch eine Woche bis zum Start. Immer noch nichts. Erste Zweifel. War das die richtige Entscheidung?
Montag, 31. März: Erster Arbeitstag.
Das sind die Wochen, die wir oft vergessen. Die Zeit zwischen Zusage und Arbeitsbeginn. Für uns im Unternehmen läuft alles weiter wie gewohnt. Für die Person, die unterschrieben hat, beginnt eine Phase der Unsicherheit.
Was erwartet mich wirklich? Wer ist meine Ansprechperson? Soll ich mich melden – oder wirke ich dann ungeduldig? Wird überhaupt jemand auf mich warten?
Preboarding heißt nicht, jemanden mit E-Mails zu überhäufen. Sondern: präsent sein. Kontakt halten. Zeigen, dass jemand erwartet wird.
Nach dem guten ersten Tag
Erster Arbeitstag: Alles läuft nach Plan. Persönlicher Empfang. Arbeitsplatz vorbereitet. Teamvorstellung. Ein gemeinsames Mittagessen. Positive Stimmung.
Zweiter Tag: Die Führungskraft ist im Meeting. Der Buddy hat wenig Zeit. Man sitzt am Schreibtisch und wartet auf die nächste Aufgabe.
Erste Woche: Man tastet sich heran. Versucht, nicht zu stören. Traut sich nicht zu fragen, ob man die Aufgabe richtig verstanden hat.
Dritte Woche: Die Anfangseuphorie ist verflogen. Man fühlt sich noch nicht wirklich angekommen. Und niemand scheint es zu bemerken.
Wir investieren viel Energie in den ersten Tag. Aber danach? Läuft die Einarbeitung oft im Autopilot. Ohne Struktur. Ohne regelmäßige Check-ins. Ohne echtes Nachfragen.
Die zentralen Hebel für Onboarding, das bleibt
Buddy-Systeme, die funktionieren
„Wo steht das Kaffeepulver?“ – „Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit der Produktion?“ – „Wer sind eigentlich die wichtigsten Kunden?“
In den ersten Tagen haben neue Mitarbeitende hundert Fragen. Kleine und große. Fachliche und organisatorische.
Viele Unternehmen setzen auf Buddy-Programme. Eine grundsätzlich starke Idee: Ein erfahrener Kollege oder eine Kollegin auf Augenhöhe steht als Ansprechperson zur Seite, nimmt mit in die Kantine, stellt vor, beantwortet Fragen.
Aber was passiert, wenn dieser Buddy selbst unter Zeitdruck steht? Wenn die Rolle nicht klar definiert ist? Wenn niemand weiß, wie viel Zeit dafür eigentlich eingeplant werden sollte?
Die Frage ist nicht, ob wir Buddy-Systeme haben. Sondern ob wir sie ernst nehmen – mit klarer Rolle, ausreichend Zeit und echter Wertschätzung.
Feedback-Kultur in der Einarbeitung
„Wie läuft’s?“ – „Gut, danke.“
So enden viele Gespräche in den ersten Wochen. Höflich, oberflächlich, unverbindlich.
Dabei wären genau jetzt die entscheidenden Momente: Woche 2, Woche 4, Woche 6. Die Zeit, in der sich Unsicherheiten festsetzen, Missverständnisse entstehen und falsche Annahmen zu Gewohnheiten werden.
Aber oft fehlt das Feedback. Nicht, weil niemand es geben will. Sondern weil es keine festen Termine gibt, keine klare Struktur, kein Raum dafür eingeplant ist.
Und dann – nach drei Monaten, beim Probezeitgespräch – hören wir plötzlich: „Ich wusste nie so richtig, ob ich auf dem richtigen Weg bin.“
Rollenklarheit: Wer ist wofür verantwortlich?
HR organisiert den Prozess. Die Führungskraft ist „irgendwie dabei“. Das Team soll integrieren. Der Buddy unterstützt.
Klingt nach klarer Aufgabenteilung. Ist es aber oft nicht.
Denn wer klärt eigentlich die fachlichen Erwartungen? Wer gibt das entscheidende Feedback in Woche 3? Wer merkt, wenn jemand den Anschluss verliert? Und wer spricht es an?
Nachhaltiges Onboarding braucht keine perfekte Checkliste. Es braucht klare Verantwortlichkeiten – und Menschen, die diese auch wahrnehmen.
HR kann den Rahmen schaffen. Aber die Führungskraft muss präsent sein: mit regelmäßigen Gesprächen, echter Rückmeldung und der Bereitschaft, Prioritäten zu setzen.
Die ungeschriebenen Regeln
„Bei uns duzen sich alle.“ – „Meetings starten pünktlich.“ – „Wir haben eine offene Feedbackkultur.“
Das steht in der Willkommenspräsentation. Und es stimmt vermutlich auch.
Aber was steht da nicht?
Dass man besser keine kritischen Fragen im großen Teammeeting stellt. Dass bestimmte Entscheidungen immer über informelle Kanäle laufen. Dass „offene Feedbackkultur“ bedeutet: nach oben diplomatisch, unter Kollegen direkt.
Das sind die ungeschriebenen Regeln. Und niemand erklärt sie.
Neue Mitarbeitende lernen sie durch Beobachten, durch Stolpern, durch stille Korrekturen. Manchmal erst nach Monaten.
Nachhaltige Einarbeitung heißt auch: Die Kultur nicht nur vorstellen, sondern erlebbar machen. Mit echten Beispielen. Mit ehrlichen Gesprächen. Mit Zeit zum Verstehen.
Der 90-Tage-Rhythmus: Dranbleiben mit System
Tag 30: „Wie läuft’s?“ – „Gut, ich finde mich langsam zurecht.“
Tag 60: Kein Gespräch. Alle sind im Tagesgeschäft.
Tag 90: Probezeitgespräch. „Ich habe mich nie wirklich abgeholt gefühlt.“
Das ist kein Einzelfall.
Die ersten 90 Tage gelten als kritisch für die Bindung neuer Mitarbeitender. Aber zwischen dem gut organisierten ersten Tag und dem formellen Probezeitgespräch liegt oft: Funkstille.
Keine strukturierten Zwischengespräche. Keine gemeinsame Reflexion über Fortschritte. Keine Klärung, ob die Erwartungen noch passen. Stattdessen die stille Hoffnung, dass „schon alles passt“.
Nachhaltige Einarbeitung heißt nicht: einen guten Start hinlegen. Sondern: in den 90 Tagen dranbleiben. Mit Struktur, mit Verbindlichkeit, mit echtem Interesse.
Warum gerade jetzt?
Weil wir viel Energie in Recruiting stecken – und dann Menschen in den ersten Wochen verlieren.
Weil gut gemeintes Onboarding oft im Alltag untergeht: Der Buddy hat keine Zeit, die Führungskraft ist beschäftigt, nach Woche 1 läuft es „irgendwie“.
Und weil nachhaltige Einarbeitung keine Checkliste ist, sondern kontinuierliche Begleitung – mit klaren Rollen, echtem Feedback und der Bereitschaft, auch in Woche 5 noch nachzufragen.
Fazit
Wer neue Mitarbeitende nicht nur einstellt, sondern wirklich ankommen lässt, gewinnt loyale, produktive Teammitglieder. Nachhaltige Einarbeitung ist kein Event. Es ist ein Prozess – und dieser Prozess entscheidet darüber, ob wir Menschen gewinnen oder verlieren.
Die zentrale Frage lautet: Wo endet bei uns die Aufmerksamkeit – und wo sollte sie erst richtig beginnen?
❓ Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Onboarding und Preboarding?
Preboarding bezeichnet die Phase zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag. Hier geht es darum, Kontakt zu halten, Vorfreude zu schaffen und erste organisatorische Schritte zu klären. Onboarding umfasst die systematische Einarbeitung ab dem ersten Arbeitstag – idealerweise über die ersten 90 Tage hinweg mit strukturierten Feedbackschleifen und kontinuierlicher Begleitung.
Wie viel Zeit sollte ein Buddy für die Einarbeitung einplanen?
Ein Buddy sollte in den ersten zwei Wochen täglich 30-60 Minuten verfügbar sein, danach mindestens 2-3 feste Check-ins pro Woche. Wichtig ist, dass diese Zeit offiziell eingeplant und vom regulären Arbeitspensum abgezogen wird – sonst wird die Rolle zur zusätzlichen Belastung statt zur echten Unterstützung.
Wann sollten Feedbackgespräche in der Einarbeitungsphase stattfinden?
Bewährt hat sich der 90-Tage-Rhythmus mit strukturierten Gesprächen nach Tag 30, 60 und 90. Zusätzlich sollten informelle Check-ins in den ersten Wochen wöchentlich stattfinden. Das erste offizielle Feedback-Gespräch sollte nicht erst am Ende der Probezeit erfolgen, sondern bereits nach dem ersten Monat – wenn noch Zeit ist, Korrekturen vorzunehmen.
Wie können Führungskräfte die ungeschriebenen Regeln vermitteln?
Indem sie diese Regeln bewusst ansprechen. Ein offenes Gespräch über „Wie funktioniert Kommunikation hier wirklich?“ oder „Was solltest du in den ersten Monaten wissen?“ hilft mehr als jede Präsentation. Auch der Buddy kann hier eine wichtige Rolle spielen – als Person auf Augenhöhe, die ehrlich über die Kultur spricht, ohne dass es offiziell wirkt.
Welche Rolle spielt HR im nachhaltigen Onboarding?
HR schafft den Rahmen: entwickelt Prozesse, stellt Strukturen bereit, koordiniert Beteiligte und überwacht Meilensteine. Die eigentliche Begleitung jedoch liegt bei der Führungskraft und dem Team. HRs Aufgabe ist es, diese Verantwortlichkeiten klar zu definieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten wissen, wer wann was tut – und dass dies auch tatsächlich geschieht.
Lunch & Learn: Onboarding, das bleibt
Donnerstag, 19. März 2026 | 12:00 – 12:45 Uhr
In diesem kompakten Online-Impuls sprechen wir über die zentralen Hebel für nachhaltige Einarbeitung: Preboarding, Buddy-Systeme, Feedback-Rhythmus und den 90-Tage-Rhythmus. Mit Raum für Fragen, Erfahrungen und kollegiale Perspektiven.
45 Minuten deiner Mittagspause. Und die Bereitschaft, ehrlich hinzuschauen.
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Lass uns gemeinsam schauen, wo bei euch die Aufmerksamkeit endet – und wo sie erst richtig beginnen sollte.